上司に教わった！任された仕事をこなす時にするべきこと

入社したてのころに上司から教わった仕事術を書いたメモが・・・いま読み返してもとってもためになる内容でした。

職場にも仕事にも慣れてきて、上司から仕事を任されるようになると、どれから手をつけていいのやら。そんな経験ありますよね？

自分の能力もちゃんと分析できていない状態で、たくさんの仕事を抱えるのは精神的にもつらいもの。

任された仕事はいったいどうやってこなしていったらいいの？

上司に教わった！任された仕事をこなす時にするべきこと

まずはリストアップして全体を把握する

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やっぱり大切なのは、仕事全体を把握することですよね。

任された仕事を、任された順にただこなしているだけでは締め切りに間に合わなかったり、十分な時間が取れず、満足のいく出来に仕上がらなかったり・・・それを解消する1番初めのステップがリストアップです。

To Doリストを作成することで、やるべきことが目に見えてわかるので、絶対にやった方がいいです。

とりあえず書き出すだけでもOKなので、できればいらない紙ではなく、手帳など、いつも持ち歩いているものにメモするとよりベターです。
なくしてしまっては意味がありませんので、大切に持ち歩いているものにしましょう。

 

 

リストアップした仕事に優先順位を付ける

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次に行いたいのが、優先順位をつけること。ですが、これがなかなか難しいんです。
新人のうちは、仕事の重要度なんてわからないですよね。

そこで、ポイントにしたいのが、「どのくらい急ぎか」「誰と一緒に作業するか」「作業時間はどれくらいかかるか」です。

「とても急ぎ」の仕事は、すぐに取り掛かるようにしましょう。締め切りに間に合わなくなってしまっては大変です。基本的には、締め切りの近い順に行うのが一番簡単かと思います。

次に優先したいのは、誰かと一緒に作業する仕事です。
ひとりで作業するわけではない分、責任も違ってきます。
できれば締め切り関係なく、早めに終わらせてしまった方が
あとからなにか問題が出てきたときに対処できる時間がとれるのでおすすめです。

そして、作業時間がすごく短いものは、優先的に終わらせた方が精神的に楽になれますよ！すぐ終わる作業は先に済ませて、リストの中から早めに消してしまうことで、今抱えている仕事の数が1つ減ります。
作業時間がそれぞれどのくらいかかるのかも、とても大切なポイントですね。

重要度というのは、意外にも主観が入りがちなので、自分が重要と思っていても、相手からしたらそうでもない。
ということは、結構ありえる話です。
重要度は自分で決めないように、それ以外の要素で優先順位を決めるのが成功のカギです。

 

 

ペース配分を考える

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仕事をこなしていくうえで大切なのは「ペース配分」です。
たとえば、とても時間がかかる仕事を立て続けに行うと、しんどくなってしまって効率よく進みません。
それではとても効率が悪いので、時間がかかる大きな仕事が終わったら、短時間でできる軽めの作業を合間に入れるなど工夫が大切です。

さらに、休憩もちゃんととるようにしましょう。
それを忘れると、仕事を詰め過ぎてしまって、いつかパンクしてしまいます。
自分のペースに合った仕事の順序を考えることが大切ですね。

そのほかに、会議など自分で変えられない予定が入っている日は、会議によって作業が中断されないように、スケジュールを組むのがいいですね。
集中して作業していても、会議があるからと途中で中断しては、集中力が切れてもったいないです。

変えられない予定もきちんとスケジュールに組み込みましょう。

 

 

最初から満点は狙わない

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初めて上司から任された仕事・・・完璧にやりたい！と意気込んでしまう気持ちは、とてもよくわかります。
ただ、初めての仕事、または慣れない仕事を最初から完璧にこなすなんて、できる人はそうそういません。

最初から満点を狙う必要は全くないんです。

時間をかけて完璧に仕上げたものよりも短時間である程度仕上げたものの方が、手直しもしやすいですし、手直しが入った時の落胆度も違いますよね。
60～70点ぐらいの出来のものをまずは上司に持っていきましょう。

そこから細かいことを相談して、手直しして、最終的に100点のものを作れればいいんです。
それが、効率のいい作業のコツでもあるんですね。

 

テンプレートを利用する

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メールを作る際、資料を作成する際
「これ、よく使うなあ」なんて思ったことはありませんか？
そう思ったらすぐにテンプレート化しましょう。
データとしてパソコンなどに保存すれば、これからの作業の効率は間違いなく上がります。

そして、他人が使っているテンプレートなども、どんどん使ってみて自分のものにすることが大切です。

作業効率を上げるのに、他人がある程度完成させているものを使うのは、とても合理的で効率的です。

使いやすいものはどんどん取り入れましょう。そして必要であれば、自分用に変えてしまえばいいのです。

 

今日のまとめ