できる女はタスク管理が上手い!仕事の優先順位の付け方

できる女はタスク管理が上手い!仕事の優先順位の付け方
仕事をバリバリとこなす女性はタスク管理が上手なんです。私もそんな素敵な女性になれるよう、がんばらなくては!と言うわけで、今回はそんなアラサー女子の憧れ「仕事ができる女性」になるためのコツをお伝えします。

仕事をする上で優先順位を付けるのは当たり前ですが、その際にきちんとしたタスク管理ができているからこそ良い結果が得られるのです。

そのタスク管理の仕方、コツを分かりやすくお伝えします。


できる女はタスク管理が上手い!仕事の優先順位の付け方

 

仕事の締め切りはもちろん、その後の流れを理解する。


どの仕事にも締め切りはあるもの。

その時その時で、その仕事の締め切り通りに仕事を終わらせるのはもちろんですが、本当はその先、どのようにその仕事が先に進んでいるのかを知っておくと、意外と自分にとって良いことだらけです。

その先の流れを理解しておく事で、なんで締め切りがその日に設定されたのか、その後その仕事がどのように膨らんでいくのか。。。あまり自分の中では考えていなかったような事全てに、きちんと理由があったことに驚かされます。

それが理解できていると、その仕事の重要性、やりがい、他の仕事との区別の付け方など、いろいろな面での自分の仕事を後押ししてくれるのです。

自分に与えられた仕事として終わらせるだけでなく、その先を見据えて仕事をする事で、一つ一つの案件を差別化することができます。

 

自分の得意不得意を理解する。


毎日何らかの締め切りに追われている人が多いと思いますが、かといって締め切りは全て期間がバラバラなのが普通。明日にはこれを、その次の日にはこっちをと短い期日しかないものもあれば、来週中に出せば大丈夫。と比較的長い期限のものもあったり。

そんな長い期限のものと短い期限のものが混在する場合、ついつい短い期限のものを優先しがちですが、それが毎回正しいとも限りません。まずは、自分が普段の仕事にかける作業時間がどれくらいかを、出来るだけ正確に把握しておきましょう。

自分で時間をコントロールできるかどうかによって、仕事が出来る・出来ないの評価に大きく関わってきます。その為には、自分の得意・不得意をきちんと理解し、「不得意なものは遠ざける。」のではなく、「不得意なものだからどれくらい時間がかかる」と言う事が自分でしっかりわかっていれば良いのです。

「苦手なものは時間がかかるので、一片にやらず、2日に分けて半日ずつした方が効率が上がる」だったり、「これは得意だから、確実に2時間もあれば終わる。」などなど、それはその人にしか分からない特徴だとは思いますが、それがわかっていれば自分をコントロールできると言う事。

自分のスケジュール管理をしっかりとして、仕事のできる女を目指しましょう。

 

常に綺麗に片付いた机とスケジュール。


皆さんの机の上は、いつも片付いていますでしょうか?

仕事の種類にもよるとは思いますが、基本机の上、引き出しの中、ロッカー、スケジュール。

全てきちんと綺麗に片付いている方が、無駄のない仕事ができるのは歴然。たかが片付けですが、されど片付け。必要なものがすぐに使える環境にしておくことは、社会人として守っておきたい基本条件です。

 

 

締め切りが長いものに関しては、自分で締め切りをこまめに設定する。


締め切りが長いものは、時間はまだまだたくさんある!と思って、ついつい後回しにしがち。でも実はこれが大変で、放っておき過ぎた結果、締め切り前の3日間は、他の仕事一切手に付けられなかった!なんて事がないように、その仕事の要領をきちんと把握しましょう。

ただ単に納期がまだまだあるのでゆっくりだった場合は良いですが、その要領を考えた結果の期限設定だったとしたら。。。
せっかくの上司の気遣いを、無駄にしてしまっては申し訳ありません。

まずはその仕事の内容をきちんと理解した上で、項目別にやるべき事が何個あるのかを書きだし、その項目ごとに締め切りを作っておく事で、その他の仕事と並行して、スムーズに仕事が出来るようになります。

 

マニュアルを理解する前に、目的を理解する。


仕事のできる人の特徴。

それは、その人独自の仕事のやり方があり、その上、要領が良い事。これを真似するには、自分なりの仕事に対する自信や哲学を持っていたり、経験から得た深い知識がないと出来ない部分もありますが、その前に大事な事が「その仕事の目的を知る」と言う事です。

仕事の目的をきちんと知る事でその後の仕事がスムーズになり、無意識のうちに次に取り掛かる仕事の道筋が見えてきます。

例えば、「資料をまとめておく」にしても、ただ単にマニュアル通り「まとめる」のではなく、上司に報告するのか、お客様に報告するのかによって、まとめ方が違うはず。

そこをしっかり理解する事によって、より自分の報告したい事を的確に相手に伝える事が出来るのです。この様に、その仕事の最終目標が何かを常に意識をして仕事を進めていく事によって、無駄をなくし、今やるべき事が見えてきます。

 

今日のまとめ

できる女はタスク管理が上手い!仕事の優先順位の付け方

と言う事で今回は、仕事をスムーズかつ、効率的にこなすべく、「タスク管理のコツ」をご紹介!毎日仕事に追われて、不平や不満・愚痴を言うだけの生活にならない為にも、しっかり仕事に向きあい社会生活を楽しんでくださいね!(文:水川わら)

1.仕事の締め切りはもちろん、その後の流れを理解する。
2.自分の得意不得意を理解する。
3.常に綺麗に片付いた机とスケジュール。
4.締め切りが長いものに関しては、自分で締め切りをこまめに設定する。
5.マニュアルを理解する前に、目的を理解する。