会社を休みますってメールでいいの？体調不良による欠勤連絡の仕方

体調不良で会社に行くのがツラい時ってありますよね。そんなとき、あなたはどうやって職場の上司に連絡を取っていますか？

最近ではメールで休む旨を伝える人が増えているみたい。けどメール本文の書き方・・・それでいいの？

そこで今日は上司に誤解されずにきちんと正確に伝わるメール本文の書き方（例文）についてまとめてみました。急に会社を休まなければならなくなった時の参考にしてみてくださいね。

会社を休みますってメールでいいの？体調不良による欠勤連絡の仕方

そもそも風邪で「会社を休みます」って言っていいのかな？

私が社会人になって一番困ったのが、ちょっと風邪気味かな？というとき、上司に「風邪は病気じゃない、自己管理がなっていないんだ」と言われたことです。

じゃぁ、風邪ひいて休むっていけないことなのかな？と思ったんです。

風邪って自己管理と言われますが、それだけじゃないはず。どうしても会社に行けないほどの状態のときもあります。それに、職場の人たちにうつしてしまうのでは？などということも考えますよね。

基本的に、風邪をひいて会社を休むことは悪いことではありません。仕方ないといえば仕方ないのです。でも、なかなか理解してくれない上司もいるでしょう。

そんなときメールで連絡したら少しは気が楽ですよね。

そこで今回は、風邪で会社を休むとき、上司にきちんと受け止めてもらえるようなメールを書く方法についてみていきましょう。

 

 

メールでの連絡がＯＫかどうか？

まず、会社の欠勤連絡をメールで行ってもいいかどうか、きちんと調べておく必要があります。

規約に書いてある場合もありますから、上司に直接聞いてみるのもいいですね。なぜなら、嫌味な性格の上司の場合は、社内規約ではメールでの欠勤連絡が可能だとしても、「電話で連絡するのが普通だろう」なんて言ってくるかもしれませんから。念のためにきちんと上司に確認しておきましょう。

どちらにしても出来るだけ電話で連絡するのがベストなのですが、行けそうかな？と思ったけど、やっぱり無理だった、なんて迷っている間に、上司はもうとっくに家を出ているかもしれませんよね。そういうときは、電車の中では当然電話をすることができないでしょうから、メールという選択をしましょう。

しかしながら、会社の決まりで電話連絡を前提としている場合は、上司が電話にでる出ないに係わらず、必ず一度はかけておきましょう。そして、電話に出なかったらメールをするようにしましょう。

その際も、欠勤の連絡というよりは、「またあとでかけます」というような内容を主に書くようにします。

メールの文例

 

 

なるべく早く、そして簡潔に。

風邪で調子悪いなと思ったら、早めに動くように常に心がけておきましょう。

例えば、夜の間にちょっと体調が悪かったら、起きる時間にはもうメールできるようにスタンバイしておきます。迷って、結局行けなかったというよりも、早めに欠勤の連絡をしたほうが上司も助かります。

ただ、夜のうちに連絡をするのはＮＧです。次の日、よっぽど大事な会議やプレゼンがあるという場合を除いては、前日に連絡をするのは控えましょう。というのも、私が実際にやった失敗談なのですが、風邪で休んだ日の夜、「まだ熱が高いので、明日も休みます」という電話をしたところ、上司から「明日には下がっているかもしれないから、明日になってからまたかけろ」と言われたのです。

考えてみればそうですね、熱が下がれば出勤できるわけですから。よっぽど、インフルエンザで高熱が出たとかではない限り、次の日に行けないという状況は少ないかもしれません。

どんなに熱が高く、明日は無理そうだな～と思っても、前日に連絡をするのはやめましょう。

 

 

変に手を加えないほうがいい

メールでの欠勤連絡が可能という会社で、欠勤連絡をするとき、メールの文章には迷いますよね。

上司といってもどれくらい上の人かということでも違ってきますが、直属の上司にメールをする際は、そこまでかしこまった内容の文章でなくても大丈夫です。

ただでさえ具合が悪いときに、「ビジネスマナー」の本を読んだり、ネットで調べたりしてメールを打つくらいなら、電話してしまったほうが早いですよね。

《例文》

 

メールや携帯電話で最低限の連絡は取れます。

なお、今日の○○の件は△△さんにお願いするよう、別途メールいたします。ご迷惑をおかけしてすみませんが、何とぞよろしくお願いいたします。

まず、挨拶文ですがこれもわざわざかしこまった言葉を使う必要はありません。いつもどおりでＯＫです。そして、次に状況を簡潔にまとめ、伝えます。病院に行き、休んでいますという旨をきちんと伝えましょう。

そして、自分が持っている仕事でその日にどうしてもやらないといけない場合、誰かにやってもらうことになりますよね。そういうときは、その人に連絡することを伝え、メールか電話でお願いしましょう。

寝ていてる状態でも連絡は取れるので（現にメールができているので）、それも伝えておくと上司には印象よくうつります。

最後に、きちんと挨拶をして、終わりにしましょう。

これだけです、特に難しい言葉を使っているわけではありませんし、内容も特別ではありません。

上司にメールというとそれだけで構えてしまいますが、いつも話している言葉でいいのです。変に難しい言葉を使って、間違ってしまったほうが恥をかきます。

それよりも、丁寧に状況を伝えることが大切です。これは上司へのメールだけじゃなく、誰に対してもそうですよね。特にメールは顔が見えない、声の様子がわからないだけに、いつもよりも神経を使って考える必要はあります。

あとは、読んでくれたかどうかがわからないというのも不安ですね。もし、時間が経っても返信がないようなら、電話で確認するようにしたほうがいいですね。メールを見るクセがないという上司も、結構いるんですよ・・・。

 

 

次の日も行けそうもないなら早めに連絡を。

病院に行って薬をもらい、一日ゆっくりしていたけれど、それでも良くならないということ、ありますよね。

そんなときは私のように前日にメール連絡をしてしまいたくなります。

そのほうが、次の日の朝ゆっくり寝ていられるし、夜のうちにメールしちゃおう、なんて人もいるかもしれません。

でも、基本的に前日にメールをするのはやめたほうがいいですね。次の日になって、状況がどうなのか、きちんと分かってからメールしましょう。

その時間は、早いほうがいいです。自分が起きる時間は上司もまだ家を出ていないかもしれません。上司が会社からどのくらいの距離に住んでいるかは前もって知っておくと便利ですね。

朝起きたタイミングでメールをしましょう。起きてみたけれど、状況が変わらない、悪化している、少しは良くなったけれど今日も行けるような状態ではない・・・などいろいろだと思います。正直に、自分の状況をメールに書きましょう。

とにかく、きちんと的確に伝えること。嘘をついたりしても、結局後味悪いですし、自分も気持ちのいいものではないですよね。

正確に伝えるということを心がけましょう。

 

今日のまとめ