会社を休む理由を伝える時に使いたい！気遣いのある言葉

会社を休むときの連絡はメールで・・・という方も多いでしょう。とても楽なツールではありますが、やはり、上司には電話をかけて、声を聞かせたほうが良いに決まっています。で、その際は、一声を添えるのです。「ご迷惑をおかけしますが・・・」メールでは伝わらない気持ちが伝わります。

そこで今回は、会社を休むときに伝えるべき一声をお伝えします。理由よりも”伝え方”のほうが重要です。

会社を休む理由を伝える時に使いたい！気遣いのある言葉

連絡するタイミングと時間帯に気を配って

体調が悪い、急な身内の不幸・・・など、など突発的に会社を休まねばならない不測の事態は誰にでもふりかかってきます。その連絡のタイミングを間違うとオトナ女子として、恥ずかしいです。

どんなに遅くとも始業10分前までが理想です。ビジネスが始まり、しばらくして「あれ、○○さんは？」となってしまっては社会人としての常識が問われます。そのような時間に電話をして、どんなに礼を尽くしても言葉が上すべりしている印象はぬぐえません。

どんな状況であれ、連絡をいれるタイミングには注意しましょう！あまりにも体調が悪くて始業後になってしまった場合は、まず「大変に連絡が遅くなりまして申し訳ございません」と、その無礼を詫びるところから始めましょう。

「すごく熱が高くて・・・」と、言いわけから入るのは、仕事ができる女性のすることではありません。

 

 

休むのはあくまで自己都合だということを忘れずに

体調が悪い時に、気をつかって電話をするのはつらい作業だということは分かります。しかし、それは自己都合です。厳しいようですが、仕事の場では、あなたの体調は関係ないのです。

なので、「体調が悪くて、本当に大変で・・・」を全面に出したスタンスでの連絡はNGです。

どんなにつらくても「大変に申し訳ございませんが、実は・・・」と、まずお詫びの一文をいれて連絡を始めましょう。

 

 

休むと決めるのはあなたではないことを忘れずに

ベッドから起きだせないくらい熱があるのなら、その日の就業は無理です。だからと言って、社会人たるもの欠勤を決めるのはあなたではなく、あなたの上司です。

「熱が３９度もあって、とても仕事ができる状態じゃないのでお休みします」という、連絡はしないでください。「熱が３９度あり、とてもつらいのですがお休みをいただいてもよろしいでしょうか？」
と、欠勤の許可を求める連絡である方がスマートです。

そして、体調が悪いのにこのような気づかいができるかどうかを、上司は見ていたりするものです。つらい時こそ、大人としてのマナーを忘れないようにしましょう。

 

 

体調不良は病気ではありません

「今日は体調不良でお休みさせていただきたいのですが・・・」これでは、相手にまったく状況が伝わりません。相手に要らぬ心配をかけてしまいますし、人によっては「さぼるのか？」と悪い方に取ってしまいます。

あまり事細かに説明する必要はないにしろ、ある程度、具体的な症状は伝えるのが相手に対するマナーでしょう。

 

当日必ずやらなければいけなかった業務は？

今日やるはずだった仕事の内容が、明日あなたが出社できた時にやれば問題ない業務ばかりであればいいのですが、どうしてもその日でなければならないものがある場合もあるでしょう。その業務の内容は必ず上司に伝えましょう。

かといって、そこで上司から頼まれる誰かも、自分の本来の業務がある中での突発的な追加です。「あれも、これも・・・」では、なく最小限にとどめ、分かりやすく説明してください。

もし、複雑な内容でしたら、「分かりにくい内容ですので、電話を切った後メールを送付します」といった配慮が必要です。

また、自分にしか分からないこと、というのがあるものです。頼んだ業務に関する資料の保管場所等、伝え忘れがないようにしましょう。

「メールは見れますので、すぐにお返事はできないかもしれませんが、何かあったらいつでもご連絡ください」と、ひと言を伝えておくだけで、頼まれた方は安心します。

体調が悪いからこそ、しっかりまとめて簡潔に伝えないと、会社から何度も連絡が入ってゆっくりと休養できない羽目になりかねません。それで、休みが長引いたら、さらに迷惑をかけてしまいます！

 

今日のまとめ