上司ウケする報告書の書き方 見本!テンプレート・例文あり

上司ウケする報告書の書き方 見本!テンプレート・例文あり

社会人になって数年経つけれど、上司に出す報告書が一発で通った試しがない・・・

「一体、何がどう悪いんだろう?」とお悩みではありませんか?

分かりやすい報告書は“書き方”と“見せ方”のバランスがいいのをご存知でしょうか?

そのコツさえ掴んでおけば、読み手も必要な情報をサッと拾えるので、書き直しさせられることもありません!

そこで今回は “上司が喜ぶ報告書”の書き方の「見本(テンプレ)」を紹介します。

まとまらない、伝わらない報告書は今日から卒業!

ビシッとサクッと仕上げて、ビジネス文書にもっと自信を持てるようになりましょう!

上司ウケする報告書の書き方 見本!テンプレート・例文あり

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社会人に求められる報告書とは

社会人に求められる報告書とは

オリジナリティを発揮する作文とは異なり、あらかじめ決まった型(フォーマット)に沿って書くものです。

・報告書を書く目的を明確にする
・「誰に提出するか」を意識する

その上で、報告書の受け手にとって必要な情報を、正確に簡潔にまとめる必要があります。

さらには、文字の配列や大きさ、図形の使用など“見栄え”も意識することで、パーフェクトな報告書に仕上がります!

構成をしっかりと考え、5W2Hも盛り込んで。

※5W2Hとは?
ビジネス文書では数字で正確に伝えることが大事。「5W」とはWhy(なぜ)What(何を)When(いつ)Who(だれが)Where(どこで)のこと。「2H」とはHow(どうやって)How much(いくらで)のこと。

誰に向かって何の為に報告するのか?を考える

トップ・役員に対し報告する際のポイント

経営判断に関わる重要事項を報告・共有する為に書くもの。A4用紙1枚で簡潔に見やすくまとめ、なるべく早く提出するのがポイント。自分の仕事ぶりを見てもらう為のものでもあるので、所見(意見)を必ず書いて下さい

直属の上司・先輩(部内向け)へ報告する際のポイント

商談内容や研修・出張など、組織内で情報を共有する為に書くもの。A4用紙1枚に要旨、詳細が必要であれば2〜3枚作成します。上司の求める情報を先にヒアリングしておくと、作成がスムーズになります。

お客さまへお詫びする際のポイント

トラブルやクレームが起きた時などに「お詫び」と「信頼回復」の為に書くもの。謝罪の言葉と直接の原因を記載することはもちろん、相手の視点に立って言葉を慎重に選ぶことが大事です。

提出期限を守り、書き方に問題がないか上司や法務担当部署などに確認してもらってください。A4用紙1枚に要旨、詳細が必要であれば2〜3枚作成します。

 

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上司ウケする報告書の書き方・コツ

上司ウケする報告書の書き方・コツ

報告書の構成

報告書の構成はピラミッドの形に例えられることが多く、上から順に(標題→要旨→詳細)の3層構造で作成します。自分の所見は「付ける場合」と「付けない場合」があるという点も覚えて起きましょう。

報告書だって人間と同じ!見栄えが100%

「見栄えが悪いと中身もダメ」と思われてしまうので、見栄えを完璧に整えてから提出しましょう。

報告書の見栄えを極める!チェック項目

■ 余白
適度に余白を作り、びっしり詰まっている感をなくします。

■ 文字
フォントは見出しをゴシック体、文章を明朝体に設定しましょう。文字サイズは11〜12ptにすると見やすくなります。

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■ 見出し
その項目に何が書いてあるのか分かるように見出しをつけてください。

■ 文字のレイアウト
文の頭を揃えるなどレイアウトにも気を配りましょう。

 

報告書の見本・テンプレート 例文付き

これは報告書のイメージです。意外とシンプルなもので大丈夫!

 

報告書を書くときの注意点3つ

報告書を書くときの注意点3つ

報告書には「ですます調」と「である調」の混同をしない

「ですます調」「である調」どちらでも構いませんが、どちらで書くかを決めたら最初から最後まで“その書き方のまま”書いてください。混同すると文書が途端に読みにくくなります。

また、この日は「ですます調」。別の日は「である調」などコロコロ変えると、一貫性がなくなるので避けてください。

報告書には助詞の重複を避ける

助詞とは「〜が」「〜を」「〜に」などのこと。一文の中に3回以上同じ助詞が続かないように重複を避けると文章のリズムが良くなります。

普段はあまり意識しないと思うので、書き終えたら一度声に出してみるといいですよ。

句読点の打ち方には気をつけて

文末に「。」を打つのは基本ですが、読点「、」の打ち方には明確なルールはありません。

「息継ぎをするタイミングで」という人もいれば「そこに打たないと意味がおかしくなる所で打つ」という人も。

『記者ハンドブック』という新聞記者や文章のプロも愛用しているルール本に、そういったことが詳しいことが書いてあります。気になるようであれば読んでみてください。

 

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今日のまとめ

上司ウケする報告書の書き方 見本!テンプレート・例文あり

上司ウケする報告書の書き方 見本

報告書は「伝わればいい」と思っているかもしれませんが、頻繁に書き直しをさせられるのなら少し書き方を変えてみて。

見映えを意識したり、本当に必要な情報をしっかり盛り込めば、上司も納得する通る報告書に早変わりします!

書き終わったら、自分が上司だったらどう思うかを考えながら読み上げてみるといいですね。

たかが報告書。されど報告書。
きちんと書くことができれば評価は180度変わります。

ぜひ真剣に取り組んでみてください!

◉ 社会人に求められる報告書とは
・トップ・役員に対し報告する際のポイント
経営判断に関わる重要事項を報告・共有するレポートだが、自分の意見も忘れずに。
・直属の上司・先輩(部内向け)へ報告する際のポイント
上司の求める情報を先にヒアリングしておくと、作成がスムーズになる。
・お客さまへ報告する際のポイント
相手の視点に立って言葉を慎重に選ぶことが大事

◉ 上司ウケする報告書の書き方・コツ
・報告書の構成
上から順に(標題→要旨→詳細)の3層構造で作成
・報告書だって人間と同じ 見栄えが100%
余白/文字/見出し/文字のレイアウトなど

◉ 報告書の見本・テンプレート 例文付き

◉ 報告書を書くときの注意点3つ
・報告書には「ですます調」と「である調」の混同をしない
・報告書には助詞の重複を避ける
・句読点の打ち方には気をつけて

 

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