上司に褒められるメールの書き方！読みやすい文章はレイアウトがいいね

あなたは、文章を書くことが得意ですか？それとも苦手ですか？

今回ご紹介するのは、文章を上手くまとめるコツです。最近は会社で誰もがメール文を打つことが当たり前となり、文章を書かなくてはならない状況下にあります。

「私、苦手なので書けません。」とは、仕事ですから言えませんよね。でも、これを読めば、文章を書くことが好きになるかもしれません。

上司に褒められるメールの書き方！読みやすい文章はレイアウトがいいね

仕事の評価は文章で決まる？

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文章力は、あなたを評価する基準です。仕事ができる女性は文章のライティングスキルがとても高いんです。あなたも文書力を磨いて、仕事ができるキャリアウーマンを目指してみませんか。

文章は、あるポイントを注意して書くことが重要です。そのポイントをクリアすれば、誰でも文章力のスキルを高めることができます。

最初は、慣れないことを始めるのですから正直大変です。しかし、コツを抑えることで、あなたの文書力の評価もぐっと上がります。

 

 

文章を書くために知っておきたいポイント

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では、文章を書くには何が必要なのでしょうか？それは、構成力です。構成力とは、伝えたいことを明確にした上で、文と文を組み合わせ1つの文章にしていくことです。文章力が身に付けば、トーク力のスキルも高まります。トークも文章も、大事な点は同じです。

「伝える事を明確にする」ここがポイントです。

難しい．．．と、思ったそこのあなた。ここで、妥協してもいいのでしょうか？キャリアウーマンの道は、そう簡単なものでありません。先にお伝えしておきましょう。

簡単なことなら「凄〜い！」なんて言われないんです。「誰でもできるよね。」という評価になります。現実は、それなりに努力が必要なんです。努力もせずに、仕事のできるキャリアウーマンなんてあり得ません。

誰かに、褒めてもらいたいと思いませんか？

上司に、認めてもらいたいと思いませんか？

これが出来れば、必ずあなたのオーラを輝かせることができるんです。それでは、文章力を高めるコツをご紹介します。

 

 

文章の構成力を身につけて、分かりやすいメールを書く方法

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その１

・伝える事を明確にする

冒頭でもお伝えしましたが、先ずは伝えたい事をまとめましょう。ここがぶれると、何を伝えたいのか自分自身が分からなくなってしまいます。結果、何も伝わりません。

この悪循環が、「あの人は、何が言いたいの？」という評価になります。そのような事は、できるだけ避けたいところです。そうならない為に、「何を伝えるか」を意識しましょう。

慣れるまでは、伝える事を書き出すことをお勧めします。書くという行動は、「自分が再確認する」という意味合いになります。

伝える事を再確認できれば、後は文と文を組み合わせていく作業だけです。ここを抑えておきましょう。

 

ただここで注意しなければならない点は、自分自身が「伝える事を理解しているか？」という点です。

ここが理解できていなければ、伝えたい事も伝わりません。必ず、自分自身で伝える事の意味や理由などを理解しましょう。その上で、伝える事をまとめてみましょう。

必ず、先にあるものが見えてきます。慣れない内は、何度も繰り返し挑戦してみましょう！

何度も繰り返す事で、人は誰でも無意識にできるようになります。先ずは、「とりあえず、やってみる」をお勧めします。

 

その２

・文章をカテゴリーに分ける

ここからは、もう少し掘り下げてみましょう。下記で、例題を参考にご説明します。

（例題）※下記は、実際に配られたマンション修繕工事についての案内文書です。

現在はAM9:00頃よりマンションの修繕工事を開始致しておりますが、工事の進行状況により今後はAM8:00頃より修繕工事に入らせて頂きたくご理解の程宜しくお願い致します。出来る限り、土曜・日曜・祝日は工事をお休みさせて頂いておりますが、雨天等の関係もあり今後は土曜日も工事に入らせて頂きたくご理解の程宜しくお願い致します。外部仮設足場は現在既に設置済ですが、一部内部にも設置が必要となりましたので、平成25年6月○日（○）お昼頃〜半日間で設置工事を行わせて頂きます。多少の騒音が発生する事が予想されご迷惑をお掛け致しますが何卒ご協力お願い致します。

 

上記をお読みになって、何か気が付きましたか？

そうです！文章がダラダラ書かれており、何が言いたいのかハッキリ分かりづらいという事です。最後まで何度も読み直してみても、何が言いたいのか記憶に残りにくいのです。

このような文章構成の仕方は、意外と多いんです。大事なことがきちんと伝わらず、クレームの原因になり兼ねないのです。

 

では、上記の文章を分かりやすく構成し直して見ましょう。先ずは、伝える事を書き出します。

 

（伝える事）
①現在はAM9:00頃よりマンションの修繕工事を開始
②工事の進行状況により今後はAM8:00頃より修繕工事
③出来る限り、土曜・日曜・祝日は工事をお休みさせて頂いておりますが、雨天等の関係もあり今後は土曜日も工事に入らせて頂きたく
④外部仮設足場は現在既に設置済
⑤一部内部にも設置が必要となりましたので、平成25年6月○日（○）お昼頃〜半日間で設置工事を行わせて頂きます
⑥多少の騒音が発生する事が予想されご迷惑をお掛け致します

伝えたい事は、上記の6点です。この項目では、内容をカテゴリー分けにします。カテゴリー分けとは、関連する内容ごとにまとめるという事です。

では、実際にやってみましょう。

 

（カテゴリー分け）
◎開始時間に関わるカテゴリー
・現在はAM9:00頃よりマンションの修繕工事を開始
・工事の進行状況により今後はAM8:00頃より修繕工事
・出来る限り、土曜・日曜・祝日は工事をお休みさせて頂いておりますが、
雨天等の関係もあり今後は土曜日も工事に入らせて頂きたく

◎仮設足場の追加工事に関わるカテゴリー
・外部仮設足場は現在既に設置済
・一部内部にも設置が必要となりましたので、平成25年6月○日（○）
お昼頃〜半日間で設置工事を行わせて頂きます
・多少の騒音が発生する事が予想されご迷惑をお掛け致します

 

大きく分けると、上記のようになります。このカテゴリーは、何について分けたのか気が付きましたか？

そうです。1つ目は、開始時間について。2つ目は、仮設足場の追加工事についてです。ここまで分かると、次は文章のまとめ方です。

次の項目でご説明しましょう。

 

 

その３

・文章をまとめる

ここでは、カテゴリー分けをした文を、分かりやすくまとめるコツをご紹介します。ポイントは、要点を伝える事です。ポイントに注意して、皆さんもまとめてみましょう。

（修正前）
現在はAM9:00頃よりマンションの修繕工事を開始致しておりますが、工事の進行状況により今後はAM8:00頃より修繕工事に入らせて頂きたくご理解の程宜しくお願い致します。出来る限り、土曜・日曜・祝日は工事をお休みさせて頂いておりますが、雨天等の関係もあり今後は土曜日も工事に入らせて頂きたくご理解の程宜しくお願い致します。外部仮設足場は現在既に設置済ですが、一部内部にも設置が必要となりましたので、平成25年6月○日（○）お昼頃〜半日間で設置工事を行わせて頂きます。多少の騒音が発生する事が予想されご迷惑をお掛け致しますが何卒ご協力お願い致します。

 

（修正後）
現在、マンション修繕工事の開始時間はAM9:00頃です。

ただし工事の進行状況等により、AM8:00頃から開始する場合がございます。

休業日は、土曜日・日曜日・祝日です。

ただし雨天等の関係で、土曜日も工事をさせて頂く場合がございます。ご了承下さい。

外部仮設足場は既に設置済ですが、内部に増設が必要となり追加工事をすることとなりました。

日程は次の通りです。

平成25年6月○日（○）お昼頃〜半日程度を予定しております。

工事中は騒音が予想されます。

ご迷惑をお掛け致しますが、何卒ご協力の程宜しくお願い申し上げます。

 

この2つの文章を読み比べて、どのようにお感じになりましたか？内容は頭に入りましたか？要点を伝える事が、とても重要であることがお分かりになりましたか？

伝えたい内容は、2つとも同じです。しかし、組み合わせ方が違うと全く違った表現になってしまうのです。

伝えたい事をただ連ねるのではなく、要点をどの位置に配置するかがとても重要となります。ここが理解できれば、構成力のスキルも上がったことを意味します。

言葉の言い回しより、大事なことは「要点を伝える」ことです。

 

今日のまとめ