体調不良で仕事を休む時に使えるメールの例文！上司絶賛の連絡マナー

体調不良で急に仕事を休まなければならいことは誰にだってあること。でも、体調不良で休む連絡をメールで職場の上司や同僚にする時には、いくつか気をつけなければならないマナーがあります。

そこで今回は、「体調不良で休む時の連絡で押さえておきたいマナー」と「今すぐ使えるメールの例文」についてまとめてみました。

ご自身の事情（欠勤理由）に合わせて勤怠連絡のメール本文に使ってみてくださいね。

体調不良で会社を休んだ私が上司に絶賛された欠勤メールの文例

なぜ当日の急な欠勤連絡はメールよりも電話で伝えたほうが良いのか

今や会社内の連絡は、ほとんどがメール連絡で済ませられるようになっています。会社を体調不良で休む時の欠勤連絡も、メールで可の会社も増えてきているのが実情です。

ただし、ビジネスマナーとしてはまだまだ欠勤連絡は電話で直接上司または会社に本人から伝えるのが主流です。

そこで、いざという時に電話連絡かメール連絡か迷ってしまわないように、早めにあなたの会社の欠勤連絡がメール連絡OKかどうかを確認しておきましょう。

もしメール連絡OKでなければ、欠勤連絡は電話が原則で、メールはあくまでも補助的な手段と考えておく方が無難です。（新入社員ではないのですから常識ある連絡の取り方を心がけていきましょう）

 

 

体調不良で休むことを伝えたい時、メール連絡と電話連絡の順序や使い分けは？

まず、体調不良の時の連絡は電話連絡が原則なので、欠勤する朝のできるだけ早い段階で上司に伝えたいもの。でも、あまりにも早いと会社に誰も出社していなかったり、上司がまだ出勤中だったりします。

そこで、まず直属の上司の出勤時間や会社の始業時間に合わせた連絡が必要になりますが、会社に電話連絡する場合には遅くとも始業の10分前までには連絡しておくようにしましょう。

この時に電話がつながらなかったり、病院内などの電話ができない場所にいる時には、メール連絡であなたの状況を伝えることになります。

ただし、取り急ぎメール連絡をしたとしても、上司や同僚が知りたい情報がきちんと伝えられない可能性もあります。そこで、体調不良で休む内容をメールで伝えるとともに、末尾に「詳しい状況はまたお伝えします」と添えて、電話やメールなどの連絡手段を伝えておくのがワンランク上の対応です。

 

 

体調不良で仕事を休む時に使える欠勤メールの例文！上司へ連絡する場合

上司に送るメールの流れは

1.体調不良で休むお詫び
↓
2.体調不良で休む理由
↓
3.休んだ時の対応のお願い
↓
4.休んで迷惑をかけるお詫び

で構成します。

 

 

上司へ連絡するメールで気をつけたいことやポイントは？

件名は一目で体調不良で欠勤する内容と分かるようにする

メールの件名は「勤怠連絡」や「欠勤連絡」などと入れ、欠勤連絡だと一目で分かるようにします。それに□□担当■■(名前)を入れておけばなおよいでしょう。

その日の業務の申し送りをお願いしておく

あなたがその日行うはずになっていた業務を、代わりにやってもらう人を伝えておきます。また、業務に必要な資料がどこにあるのかも伝えておきましょう。

社外への連絡が必要な場合には社外の担当者への連絡と引き継ぎもお願いしておく

あなたが社外の担当者の人と大事な打ち合わせや商談がある日に体調不良になった場合、会社内であなたの引継ぎの人を探す必要があります。

もし代わりの人が見つからない場合、アポイントを延期させてもらう必要もあります。そこで、そのことを上司にできるだけ早く連絡するとともに、あなたが当日行けない場合には、アポイント時間の前に先方に電話連絡や謝罪をしてもらう必要もあります。

これらの社外への連絡や引き継ぎも、漏れなくメールで伝えておきましょう。

欠勤中の連絡先を明記しておく

会社の上司は、あなたの体調不良の状態や翌日以降の出社の有る無しを知りたがっています。あなたが不在の間の伝達事項などもあるので、あなたへの連絡可能な手段を伝えておくと会社の上司や同僚は安心します。

 

体調不良で仕事を休む時に使える欠勤メールの例文！同僚へ連絡する場合

会社の同僚に送るメールの流れは

1.同僚への挨拶
↓
2.体調不良で休む理由
↓
3.代わってもらいたい仕事の指示
↓
4.助けてもらった仕事の埋め合わせの約束

で構成します。

 

 

同僚へ連絡するメールで気をつけたいことやポイントは？

同僚には業務内容を具体的に伝える

上司にメール連絡したのはいいけれど、あなたの代わりに仕事をする同僚に業務の内容が伝わっていないと、会社は混乱します。同僚には手伝ってほしい業務を具体的に伝えておきましょう。

同僚とのパートナーシップを強めるメッセージを添える

同僚とはこれからも持ちつ持たれつの関係なので、お互いに気持ちよく仕事ができるように、心配りのメッセージを添えて助け合える関係を強めておくと、体調不良の時にも安心です。

 

体調不良から回復したらやっておきたいこと

仕事を休んだお詫びの言葉を伝えよう！

たとえ欠勤連絡がメールでOKの会社でも、あなたが欠勤すると同僚や上司、場合によっては取引先の会社の担当者にも迷惑をかけることになります。

なので、体調不良で休んだ後、会社に出社する時には、迷惑をかけた上司や同僚にまず一言、「昨日はいろいろとご迷惑をおかけしました」とお詫びと感謝を伝えるのも大切なことですね。

 

ちなみに、正直いうと・・・体調不良ではなくて単純に私用で休みたいだけ。そんな時の言い訳に悩んでいるのなら、こちらの記事がおすすめです。

 

今日のまとめ