好印象を与える社内メールの書き方!上司に読んでもらえる書き出しとは

好印象を与える社内メールの書き方!上司に読んでもらえる書き出しとは
「仕事でメールのやり取りをしない日なんてほとんどない」というアラサー女子が多いと思いますが、あなたが送っているその社内メールは大丈夫?ほぼ毎日使う社内メール。その当たり前のように行う作業に慣れてしまって、凡ミスをしてしまったなんて事はありませんか?そこで気を付けたいのが、相手に失礼なメールを送信しない事ではないでしょうか?

あなたは、普段どんなことに気を付けていますか?文面のちょっとした事から、あなたがどんな人間なのか、印象付けてしまうかもしれません。

社内メールにミスがあると、仕事ができない印象も与えかねません。しかし、ちょっとしたコツでミスは防げるものです。そこで今回は、凡ミスを避けつつ時間も短縮できる究極のメール術をお伝えします。

好印象を与える社内メールの書き方!上司に読んでもらえる書き出しとは

 

基本的なマナーとは?


基本的なマナーとは?
普段何気なく送っている社内メール。あなたは、その基本的なマナーをご存知ですか?

まずは、最低限の礼儀をわきまえることです。そして、メールの本文には型があります。「宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名」の順で書く事が一般的です。

間違いが許されないのは、相手の氏名や役職を間違えることです。しっかり確認しましょう。

そして、“部長”“課長”などの役職、“○○各位”は、それだけで敬称となるので、最後に“さん”“様”“殿”をつける必要はありません。

さらに、書き出しの部分も長々とした前置きや、儀礼的な挨拶は社内メールでは不要です。すぐ本題に入るのがベスト。必要な事を簡潔に述べる事が大切です。

そして、「お疲れさまです」と「ご苦労さまです」の違いに気を付けましょう。基本は「お疲れさま」の方です。「ご苦労さま」は、目上から目下の者に使う言い回しなので、相応しくありません。

さらに、丁寧さを重んじるあまり、必要以上の敬語の言い回しになっていませんか?例えば、「○○させていただきます」ではなく、「○○いたします」。「経過をご報告させていただきます」の場合は、「経過をご報告いたします」で十分です。過度な敬語の言い回しを使うと、1つのメールに必要以上に時間がかかってしまうかもしれません。

以上の事を踏まえて、さっそく見直してみましょう。

 

デキる女の社内メール術


デキる女の社内メール術
デキる女が心がけている社内メールのコツとはいった何でしょう?

不躾な印象を与えるのではなく、相手への配慮を怠りません。

例えば何かお願い事をする時、「お忙しいところ申し訳ございません」「お手数をおかけして恐縮ですが…」など、お願いの前にクッション性のある言葉を使うと、一方的で強引な印象を与えることはありません。

そして、重要な件は電話で伝えることです。事前に軽く話を通しておき、メールを確認だけに使うようにすれば、何度もやり取りする手間が省けます。こちらの方が時間短縮にもなり、相手からの好印象にもつながります。

仕事がデキるキャリアウーマンに聞いたところによると、件名をある程度具体的なタイトルにするといいそうです。それは、相手が件名を見ただけで内容が読み取れるようにとの配慮でした。

相手が忙しいと、後回しにされる可能性もありますので、本文を読まなくても大丈夫というくらいにまとめるのが理想的かもしれません。

ビジネスメールのやり取りで不快な思いをした事があるという人は、意外に多いようです。文章とは、会って話すのに比べ、心が見えにくいものですよね。

ですから、いかに相手に不快な思いをさせないかを考えたメールを作成す事もデキる女には欠かせない事ですね!

 

 

上司への言葉遣いは大丈夫?


上司への言葉遣いは大丈夫?
上司や目上の相手に、敬語のつもりで誤った言葉遣いをしていませんか?

失礼のない適切な表現ができていますか?大丈夫と思っていても、意外に気づいていない事があるかもしれません。上司が部下に対して使う言葉と、部下が上司に対して使う言葉には違いがあるのです。

例えば、部下が上司を褒めるのはNGです。「さすがですね」「よくご存じですね」「お上手ですね」などは部下が上司に対して使うのは不適切な言葉だといえるでしょう。

つい良かれと思って使ってしまうことはありませんか? しかし、目上の者に対して見下しているような印象を与えてしまいます。

安易に褒め言葉を使うよりも、相手への尊敬の念や感謝、相手から学んだことや成果を伝える方が喜ばれるのです。

「さすが、部長は説明するのがお上手ですね」ではなく、「部長にご説明いただき、よく理解できました。ありがとうございます。」のほうが適切だと言えます。

そして、「助かりました。」「助かります。」という言葉も上司に対してはNGです。その言葉は、相手へのねぎらいの表現になるので、「ありがとうございます。」と感謝の気持ちを伝えるほうが無難だと言えるでしょう。

 

今日のまとめ

好印象を与える社内メールの書き方!上司に読んでもらえる書き出しとは

いかがでしたか。普段何気なく使っている社内メール。これらのポイントをうまく利用する事で、時間短縮もできそうですね。長々としたメールを送るより、簡潔で分かりやすいメールを送るほうが「メールが上手な人」と好印象につながることでしょう。

相手の顔が見えないからこそ、よりいっそうの配慮が必要である事も大切であると言えますね。これらの事を踏まえて、明日からさっそく実践していきましょう!

・基本的なマナーとは?
・デキる女のメール術
・上司への言葉遣いは大丈夫?

 

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