仕事のミスを劇的に減らす方法!原因と対策 チェックリストの作り方

仕事のミスを劇的に減らす方法!原因と対策 チェックリストの作り方

仕事のミスや漏れが多くて、これまで何度も注意を受けている。

上司も「またか・・・」とうんざりした表情をしているし、自分でも何とかしなくてはと悩んでいる人は多いと思うんです。

実は私も新人の頃にとにかくミスが多くて・・・
ミスしないように意識はしていましたし、ミスをしたらその都度メモをしていました。でも、今度はそのメモを見つけられなくてアタフタ(汗)

そんな時に出会ったのがチェックリストです。

今回は仕事のミスを劇的に減らせるチェックリストの作り方、活用方法をお伝えします。

それと合わせてミスが起きる原因や対策なども解説しますので、うっかりミスで悩んでいる人はぜひ最後までご確認ください。

仕事のミスを劇的に減らす方法!原因と対策 チェックリストの作り方

スポンサーリンク

仕事のミス 3つの原因と対策

仕事上のミスは大きく分けて3つの原因があると言われています。それぞれの特徴を確認し、対策方法も見ていきましょう。

1. 自分の問題〜メタ認知能力の問題、注意力散漫

仕事でミスをしやすい人は、自分を客観視する力(=メタ認知能力)が不足しています。メタ認知能力が低いと、ミスした原因を人や環境のせいにしたくなったり、注意されたことを「直さなくては」という気持ちになれないので、同じようなミスを何度も繰り返してしまう傾向も。

日記や職場で心が許せる人に自分がどう見えるかを聞いて、客観視する力を身につけるといいでしょう。

また、電話やメール対応など別の作業をしていて、注意力が落ちるとミスも起きやすいので、付箋を挟んだりして「どこまでやったか」を分かるようにしておくと◎

2. 自分と相手の問題〜伝達ミスや確認不足

仕事内容に慣れてきた頃に起きやすいのが、伝達ミスや確認不足によって起きるミスです。よく理解できないことを推測で「はい」と言わずに、分かるまで聞いたり、途中経過を報告したりしてミスを防ぎましょう。人に伝える時は分かりやすい言葉、伝わる表現を意識すると相手の理解もスムーズに。結果→経緯の順番で報告するのはビジネスの基本。

3. 環境の問題〜誰にでも起きる問題

内容が複雑、不定期に行う作業などは、誰でもミスしやすい(=忘れる)ので、マニュアル化しておくのがオススメ。作業前には全体の流れが分かっている人が説明をして、ミスが起きやすい所を周囲にも注意勧告しておくといいでしょう。

また、整理整頓ができていないとミスも起きやすいので、自分の身の回りを綺麗に保つことも意識してみて。デスク周りを快適に保つ便利グッズや文房具などを活用すると、驚くほどスッキリ!

※こちらの記事の中にあなたが探している文房具がきっと見つかるはず。

 

スポンサーリンク

 

仕事のミスを劇的に減らす方法

仕事のミスを劇的に減らすには、振り返りと伝え方が大事です。ここでは「どうやって人に伝えたらいいのか」「どうやって振り返ればいいのか」を具体的に確認していきましょう。

メモを活用

人の記憶は曖昧なもの。聞いたことを長く記憶できる人はほとんどいません。メモをしっかり取って、どこにメモしたのか分からなくならないように定期的に整理しておくことが大事ですが、メモを見つけられなくなる人はチェックリストを作るのがオススメ。詳しい作り方は別項でお伝えします。

あいまいな言葉を使わない

「少し」「あれ」「〜以降」など、あいまいな表現は伝達ミスにつながるので具体的な数字や日付を伝えましょう。

また、遠回しな表現も正しい意図が伝わりにくいので、クッション言葉(恐れ入りますが等)+具体的な行動を示すと◎

ミスの振り返り

ミスしたらしっかりと反省して、ミスを繰り返さないような手立てを考えてみてください。自分がミスしたということは、他の人がミスする可能性もあるので、隠さずに共有する姿勢も大事。

 

仕事のミスを減らす!できる女性のチェックリストの作り方

仕事のミスを減らす!できる女性のチェックリストの作り方

チェックリストとは「レ点」をつけて作業の見える化をするもので、マニュアルの要素も兼ねています。仕事の能率を上げ、ミスを防ぐ上で有効。できる女性はこのチェックリストをうまく活用しています。

スポンサーリンク

PCで作ると更新しやすい

チェックリストは手書きでも作れますが、定期的に作り直すことを考えると、パソコンで作るのがオススメです。エクセルが便利ですが、操作が得意でない場合はワードやスマホのアプリなどを活用してもいいでしょう。作り終えたらファイルに入れたり、ラミネート加工を施すと長持ちします。

具体的な作り方

作業の手順を「時系列」に上から下へと入力していきましょう。文章は一文でシンプルに仕上げ、「〜はしましたか?」と疑問形で作ります。これまでにミスが起きたことがある箇所、忘れそうな箇所は色を変えたり、太字にしたりして見やすく仕上げるのもポイント。作り終えたら、作業手順を全て把握している人に見てもらうこともお忘れなく。

 

チェックリストの賢い使い方

チェックリストは一度作ったら終わりではなく、作業のたびに使って必要な情報を付け足したり、減らしたり定期的に見直していきましょう。そうすることで、より洗練されていきます。

それからチェックリストを置く場所ですが、作業場所に近い所に置くと自分以外もそれを活用しやすいですし、文章以外に写真や図などを入れておくと見やすさもアップ。

 

チェックリストを活用するメリットとは?

チェックリストを活用すると一つ一つの作業に意識が向くのでミスが減ります。

その他、やるべきことが明確になるので作業効率がアップしたり、同じ仕事を自分以外の人に引き継ぐ時にもラクになります。

チェックリストを新人教育に活用している企業もたくさん。

 

スポンサーリンク

 

ミスって悪いこと?ミスが生んだ悲劇

「そもそも、ミスをするのは悪いことなのか?」という話ですが、必ずしも悪いとは言い切れません。そのミスを通して学び、成長できたら今まで以上に気を引き締めて仕事をしようという気にもなれます。

ただし、これはちょっとしたミスやうっかりミス、取り返しのつくミスに限っての話です。

「取引先を怒らせてしまった」「会社に損害を出してしまった」「重大なミスで事故につながった」などの場合は、会社での居場所を失ったり、解雇されたり、損害賠償を請求されることも。

私もこういった話は何度も見聞きしてきたので、ミスをしないように意識して、極力減らそうという姿勢で仕事をしていくことが大事だと考えています。

 

今日のまとめ

仕事のミスを劇的に減らす方法!原因と対策 チェックリストの作り方

原因と対策 チェックリストの作り方

ミスは自分を成長させるチャンスですが、何度もミスをしていると周囲からの評判も落ち、自分の気持ちも後ろ向きになってしまいますよね。

こういったミスを防ぐには、チェックリストを作成して、それを活用していくのがオススメ。

チェックリストを作っただけで満足せず、ミスを繰り返さないための前向きな工夫をしていきましょう。

◉ 仕事のミス 3つの原因と対策
1. 自分の問題~メタ認知能力の問題、注意力散漫
2. 自分と相手の問題~伝達ミスや確認不足
3. 環境の問題~誰にでも起きる問題

◉ 仕事のミスを劇的に減らす方法
・メモを活用
・あいまいな言葉を使わない
・ミスの振り返り

◉ 仕事のミスを減らす!できる女性のチェックリストの作り方
・PCで作ると更新しやすい
・具体的な作り方

◉ チェックリストの賢い使い方
・作業のたびに使って必要な情報を付け足したり、減らしたり定期的に見直す

◉ チェックリストを活用するメリットとは?
・ミスが減り、作業効率が上がる

◉ ミスって悪いこと?ミスが生んだ悲劇
・ミスをしないよう、極力減らそうという姿勢が大事

 

あなたにオススメの記事

当サイトへのご訪問ありがとうございます。記事のご愛読に感謝します。

スポンサーリンク